אפשר לחלק את צרכני ניהול הידע לשלוש קבוצות עיקריות: מסחריים, ציבוריים וקהילתיים.
נבחן את היתרונות של מערכת קוד פתוח ג'ומלה עבור כל קבוצה:
קהילה, בית ספר, קהילות נושאיות וכו' – כולם זקוקים למערכת CMS , אך במצב הקיים, מערכת כזו בד"כ מחוץ להישג ידם של צרכנים מסוג זה . מערכת קוד פתוח מאפשרת להם להיכנס לעולם ניהול המידע במשאבים מצומצמים מאד.
יתרון חשוב של צרכנים מסוג זה הוא שהם שמחים לחלק את הידע. קל יחסית למצוא מתנדבים לניהול המערכות, חברים בקהילה לא חוששים שמסירת הידע תגרע מכוחם, העובדה שאין צורך במומחי IT מאפשרת לקהילה ניהול המערכת על בסיס המשאבים הקיימים בה.
גופים ציבוריים עשויים להיות כבדים, הובלת והטמעת שינוי לעיתים נתקלת בקשיים גדולים בגלל עצם השינוי. כאשר על כף המאזניים מונחות השקעות עתק בחומרה, תוכנה ומומחי IT , קל להבין מדוע קובעי המדיניות נרתעים משימוש ב CMS . ניסיונם המר לימד אותם עד כמה קשה להוביל שינוי בזרימת המידע בארגון.
מערכת קוד פתוח יכולה להיות הפתח בפני ארגון כזה אל עולם ניהול המידע. ייתכן, שאחרי תקופת שימוש מסוימת, יעלו מלמטה צרכים שאין ביכולת המערכות הקיימות לתת עליהם מענה. במקרה כזה, יהיה צורך להשקיע בתכנות או רכישת רכיבים בתשלום, אבל זה יעשה אחרי שהמשתמשים כבר רוצים בכך, וכך מובטח שההשקעה אינה מבוזבזת.
ושוב – הצרכן יכול להשקיע את תקציב ניהול הידע בתכנון , הנעה והטמעה ארגונית ולא בטכנולוגיה עצמה.
ג'ומלה היא כלי מוצלח ל"עשיית סדר" בעסקים בינוניים וקטנים. עסקים אלו בדרך כלל לא ישקיעו בחבילה אחת שנותנת CRM, ERP, ,Portal וכו'. יש להם כבר מערכת סליקה, יש מערכת CRM או מלאי פשוטה, נושא ניהול המידע ועדכון (או הקמה) של אתר האינטרנט פעמים רבות מוזנח.
לצרכנים אלו, מערכת ג'ומלה יכולה להתאים כפלטפורמה לאתר האינטרנט, כפתרון מסחר וסליקה מקוונים, ככלי ליצירת מועדון לקוחות וכפתח לחשיבה וארגון של תכנים ופרוצדורות בארגון.
יתרונות נוספים אצל צרכנים מסוג זה:
Microsoft SharePoint היא טכנולוגית שיתוף רבת עצמה, מוטמעת היטב ביישומי אופיס 2003 ועוד יותר עמוק באופיס 2007.
זוהי מערכת המאפשרת לעשות כמעט כל מה שאפשר להעלות על הדעת – תמורת תשלום נאות (נאות מאד :) יש בה הרבה יכולות שאין לג'ומלה, ובעיקר אינטגרציה עם כל הפתרונות האחרים של מיקרוסופט, אבל יש גם חסרונות. אנסה בשורות הבאות לסכם מתי לדעתי מומלץ להעדיף את ג'ומלה ומתי שרפוינט.
(הקטע הבא הוא קצת טכני, אפשר לדלג ולהבין את העיקרון מהכותרת)
תוכנות קוד פתוח מתפתחות ומוסיפות יכולות במהירות רבה יותר, וכל העדכונים ותוספת היכולות אינה עולה ללקוח דבר. לעומת זאת, אם ללקוח יש אופיס 2003 , רק טבעי לשלב את שירותי שרפוינט לאופיס. אם יש לו גירסא קודמת, עדיף לו לשדרג כי בלי זה קשה לנצל את מרחבי העבודה המשותפים.
בשביל שרפוינט, הלקוח חייב להחזיק שרת Windows 2003 Server . אם כבר יש לו שרת, וכולם משתמשים באאוטלוק, יהא זה טפשי לא לנהל את הדואר עם Excahnge .
כאשר הלקוח ירצה לכתוב אפליקציות לשרפוינט, יתברר לו ששרת ה SQL החינמי המצורף לשרת עבור שירותי השרפוינט הוא מוגבל מאד. גם השימוש בשירותי שרת באחסון חיצוני משותף מוגבל מבחינת בטיחות. בקיצור, הלקוח שלנו יקנה שרת SQL Server 2008 .
ניהול משתמשים ללא שירותי Active Directory היא משימה סיזיפית. לרוע המזל, אם שרות זה מותקן על אותו שרת של השרפוינט, שירותי המשתמשים מוגבלים ביותר. לכן צריך לרכוש ולנהל שרת נוסף כ Domain Controller .
בשלב זה, הלקוח כבר מחזיק שניים או שלשה שרתים, מעסיק SysAdmin ו DBA (יכול להיות אותו אדם). והוא רק בתחילת דרכו, כי כשיש את כל זה, ההגיון מחייב להשתמש כבר באפליקציות ה CRM והמסחר של מיקרוסופט.
כמובן, שהלקוח יצטרך לשדרג לאופיס 2007 , ויצטרך גם להחליף את החומרה לקראת חלונות ויסטה...
בקיצור – עשרות אלפי דולרים בהקמה, מומחי IT בשוטף.
ג'ומלה מיועדת לניהול אתר / נושא / פורטל אחד. ניתן להקים בקלות אתרים רבים אבל אין ניהול משותף לכולם. תכונה זו מתאימה לארגונים וכן לעסקים בינוניים וקטנים. ארגון מרובה חטיבות ופורטלים זקוק למערכת מרכזת של אתרים רבים בפלטפורמות שונות. בעולם של מיקרוסופט, יש מענה לכך במעבר מ SharePoint Services לשרת ייעודי לניהול - SharePoint Portal server. . בעת כתיבת הדברים אין לגu'מלה משהו אפילו קרוב לכך.
אם קיימת מחלקת IT , ובמיוחד אם יש לארגון שרתים שהוא מנהל בעצמו, פעמים רבות הוספת מערכת של מיקרוסופט משתלבת בפלטפורמות החומרה, הרישוי וכח האדם הקיים. במקרה זה העלות היא נמוכה יחסית. מאידך, אם אין מחלקה כזו , וכך הוא המצב המצוי בצרכנים הפוטנציאליים של ג'ומלה, יש יתרון למערכת שמשתמש אינטרנט משכיל יכול ללמוד להפעיל בעצמו.
היה לקוח, שהיה צריך להציג ולנהל 70 לוחות שנה של קבוצות שונות במקביל. כל לוח מקושר לאנשים, ארועים וכו'. ג'ומלה אינה מתאימה כלל לסוג כזה של עבודה בו צריך לעבוד עם עשרות רפליקות שונות של אותו סוג אוביקט. לעומת זאת, בשרפוינט זה מוכן מן המדף.
אחד הדברים היפים במערכות קוד פתוח הוא השיתוף.
ככל שיותר צרכנים יבחרו בג'ומלה, המערכת תתפתח וכולם יהנו. אנחנו עובדים עם שתי המערכות, ומשתדלים להתאים פתרון לכל לקוח לפי צרכיו.
מאמר קצר זה סוקר את היתרונות של ניהול מידע במערכת מבוססת קוד פתוח מתקדמת, המהווה אלטרנטיבה זולה או חינמית למערכות קיימות. מערכת זו עשויה להיות המוביל להכנסת ניהול המידע לעסקים קטנים וארגונים בתחום הציבורי, למערכת החינוך ומערכות אחרות שעד היום לא היו בשוק ניהול המידע. העלות והמורכבות הרבה של מערכות CMS , משך הזמן הנדרש להקמתן והטמעתן היו והינם גורמים מגבילים. האפשרות להקים ולנהל מערכת כזו בכלים פשוטים ובמחיר שווה לכל נפש , עשויה להיות מהפיכה בשוק ניהול המידע.
ג'ומלה היא מערכת CMS בת פחות משלוש, והיא גלגול חדש של מערכת קוד פתוח אחרת בשם ממבו. היא זוכה לתמיכה רבה מצד משתמשי קוד פתוח בעולם, אלפי מתכנתים ומשתמשים יוצרים סביבה קהילת פיתוח ותמיכה גדולה. מערכת זו צוברת תאוצה בעולם, וגם בארץ ההתעניינות הולכת וגוברת, וחלקים ורכיבים נוספים מוסבים לעברית בתדירות גבוהה.
לאחרונה מרכז האו"ם באירופה עבר לשימוש במערכת ( www.unric.org ).
בעת כתיבת מאמר זה, ג'ומלה אינה מציעה פיתרון ברמה סבירה לתחומים הבאים בארגונים גדולים: